Vážení kolegovia,

v týchto podmienkach ochrany súkromia Vám chceme poskytnúť podrobné a zrozumiteľné informácie o spracúvaní Vašich osobných údajov v podmienkach Slovenskej advokátskej komory podľa ustanovení článkov 13 a 14 GDPR Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady EÚ 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (ďalej ako „GDPR“) a podľa ustanovení § 19 a § 20 zákona č. 18/2018 Z.z., o ochrane osobných údajov (ďalej len „Zákon o ochrane osobných údajov“). Tieto podmienky ochrany súkromia sú venované všetkým dotknutým osobám, o ktorých spracúvame osobné údaje pri vykonaní našej činnosti. V súlade so zásadou transparentnosti sa nižšie snažíme poskytnúť základné informácie o spracúvaní osobných údajov odpovedaním na sériu otázok, na ktorých zodpovedanie máte ako dotknuté osoby právo alebo ktorých zodpovedanie považujeme za potrebné.

S úctou,

JUDr. Viliam Karas, PhD.

Predseda Slovenskej advokátskej komory

Kontaktné údaje našej zodpovednej osoby sú:

e-mail: gdpr@sak.sk;

korešpondenčná adresa: Zodpovedná osoba (DPO), Slovenská advokátska komora, Kolárska 4, 813 42 Bratislava, Slovenská republika.

Osobné údaje musíme spracúvať, aby sme boli schopní plniť povinnosti, ciele a úlohy, ktoré nám ako samosprávnej stavovskej organizácii vyplývajú:

• § zo všeobecne záväzných právnych predpisov;
• § z našich stavovských predpisov a úloh, ktoré máme plniť;
• § z oprávnených alebo verejných záujmov, ktoré sledujeme;
• § zo zmluvných vzťahov.

Odpoveď na túto otázku závisí najmä od toho, v akom sme vzájomnom vzťahu. Nižšie je uvedený len ilustratívny okruh dotknutých osôb pre zjednodušenie.

Ak ste advokát alebo advokátsky koncipient, Vaše osobné údaje typicky spracúvame na nasledovné účely:

Ak ste náš zamestnanec, uchádzač o zamestnanie, člen orgánov (vrátane poradných orgánov) Komory alebo uchádzač o členstvo v orgánoch Komory, Vaše osobné údaje typicky spracúvame na nasledovné účely:

Niektoré z vyššie uvedených účelov sa však môžu týkať aj širšieho okruhu dotknutých osôb ako uvádzame vyššie. Takisto, bez ohľadu na náš vzájomný vzťah však spracúvame osobné údaje aj na ďalšie účely:

Vaše osobné údaje sa snažíme neposkytovať ďalším príjemcom, ak to nie je nevyhnutné. Vaše osobné údaje však v závislosti na účeloch spracúvania a okolnostiach konkrétneho prípadu poskytujeme v nevyhnutnej miere napr.:

• Členom orgánov Komory a zamestnancom Komory pri plnení ich úloh (napr. pri disciplinárnych konaniach alebo advokátskych skúškach);
• Iným advokátom alebo advokátskym koncipientom pri plnení našich úloh (napr. pri zmierovacom konaní, oznamovaní skutočností školiteľom koncipientov a pod.);
• Účtovným, mzdovým alebo audítorským spoločnostiam pri plnení našich zákonných povinností (najmä v súvislosti s personalistikou, mzdami, daňami a účtovníctvom);
• Bankám a platobným spoločnostiam, u ktorých máme vedené účty;
• Poskytovateľom štandardného kancelárskeho softvérového vybavenia;
• Poskytovateľom správy IT zariadení a infraštruktúry ;
• Iným poskytovateľom softvérového vybavenia;
• Poskytovateľom serverového úložiska;
• Poskytovateľom ubytovania pri seminároch organizovaných Komorou;
• Orgánom činným v trestnom konaní, súdom alebo iným orgánom pri plnení ich úloh (vždy však preveríme, čí máme povinnosť údaje poskytnúť);
• Zahraničným advokátskym komorám (napr. pri potvrdzovaní zápisov v zozname advokátov alebo koncipientov alebo pri spoločných aktivitách);
• Nadácii Slovenskej advokátskej komory, ak je to nevyhnutné pre jej neziskovú činnosť a sme k tomu oprávnení;
• Dedičom advokátov, určenému advokátovi a dedičskému súdu v prípade úmrtia advokáta;
• Určenému advokátovi, každému zo spoločníkov advokáta a príslušnému registrovanému súdu v prípade likvidácie advokátskej kancelárie;
• Klientom advokátov, svedkom alebo iným osobám napr. v rámci disciplinárneho konania proti advokátovi;
• Verejnosti, v prípade disciplinárneho opatrenia „verejné napomenutie“;
• Príjemcovia v súvislosti s elektronickou komunikáciou so štátnou správou (e-government) a konverziou.  

Na základe analýzy tohto inštitútu sme došli k záveru, že v podmienkach Komory dochádza k automatizovanému individuálnemu rozhodovaniu v zmysle čl. 22 GDPR len v tomto prípade:

Komora je povinná zabezpečovať a vyhodnocovať advokátske skúšky, ktorých podrobnosti určuje Skúšobný poriadok SAK. K danému automatizovanému individuálnemu spracúvaniu dochádza preto v rámci účelu  príprava advokátskych koncipientov na výkon advokácie (vrátane vzdelávania a vykonávania advokátskych skúšok) na právnom základe, ktorý je povolený právnym poriadkom. Postupujeme preto v súlade s čl. 22 ods. 2 písm. b) GDPR, čo v zmysle čl. 22 ods. 3 GDPR znamená, že nemáte právo na: ľudský zásah zo strany prevádzkovateľa; vyjadriť svoje stanovisko alebo; napadnúť rozhodnutie. Napriek tomu, ak prijmeme relevantné žiadosti advokátskych koncipientov, ktoré majú oprávnené pochybnosti o správnosti vyhodnotenia ich odpovedí v rámci testov, tieto žiadosti preveríme a umožníme im právo na ľudský zásah.

Osobné údaje uchovávame najviac dovtedy, kým je to potrebné na účely, na ktoré sa osobné údaje spracúvajú. Vo všeobecnosti, doba uchovávania vyplýva z právnych predpisov. Ak z právnych predpisov nevyplýva, dobu uchovávania Vašich osobných údajov vždy vo vzťahu ku konkrétnym účelom určujeme my prostredníctvom našich interných politík a/alebo nášho registratúrneho plánu. Ak spracúvame Vaše osobné údaje na základe súhlasu, po jeho odvolaní sme povinní osobné údaje ďalej nespracúvať na daný účel. To však nevylučuje, že Vaše osobné údaje môžeme ďalej spracúvať na inom právnom základe, najmä ak ide o splnenie zákonných povinností. Všeobecné doby uchovávania osobných údajov na nami vymedzené účely spracúvania osobných údajov sú nasledovné:

Vyššie uvedené predstavujú všeobecné doby uchovávania osobných údajov. V skutočnosti však bežne dochádza k tomu, že v konkrétnom prípade vyhodnotíme dosiahnutie účelu vo vzťahu k určitým osobným údajov ešte pred uplynutím týchto všeobecných dôb uchovávania. V takom prípade prestaneme spracúvať osobné údaje na dané účely ešte skôr, čo však nebráni trvaniu spracúvania daných údajov aj na iné účely. Ak neexistujú iné účely spracúvania, pristúpime k bezpečnej likvidácii osobných údajov. Po skončení všetkých dôb uchovávania typicky nastáva predarchívna starostlivosť alebo priamo uloženie archívnych dokumentov do archívu. Podrobnosti upravuje náš registratúrny poriadok a plán. Komora v tomto smere postupuje primerane podľa Uznesenia predsedníctva SAK číslo 29/11/2011 z 1. decembra 2011 o odporúčanom spôsobe vedenia spisovej agendy.

Najčastejšie získavame Vaše osobné údaje priamo od dotknutých osôb, avšak nemusí to tak byť vždy. Ak ste advokát alebo advokátsky koncipient, základné osobné údaje potrebné pre zápis do zoznamov a vedenie zoznamov získavame priamo od Vás, napr. na základe Vašej žiadosti o zápis alebo komunikáciou s Vami. Vo všeobecnosti postupujeme rovnako aj vo vzťahu k zamestnancom alebo členom orgánov Komory. Niektoré údaje – najmä o koncipientoch – získavame aj od ich zamestnávateľov (advokátov) alebo advokátskych kanceláriách, v ktorých pôsobíme.

V prípade, ak je právnym základom pre spracúvanie Vašich osobných údajov plnenie našej zákonnej povinnosti podľa článku 6 ods. 1 písm. c) GDPR alebo splnenie úlohy vo verejnom záujme podľa článku 6 ods. 1 písm. e) GDPR poskytnutie Vašich osobných údajov je zákonnou požiadavkou. Neposkytnutie osobných údajov môže mať za následok, že nebude môcť byť splnená povinnosť alebo úloha, ktoré sledujeme alebo nebude môcť byť vydané rozhodnutie, o ktoré nás žiadate, príp. môže byť inak zmarené splnenie dôležitej úlohy, ktorú Komora vykonáva vo verejnom záujme alebo má plniť v rámci svojich zákonných povinností. V krajných prípadoch môže mať neposkytnutie údajov o svojej osobe za následok nesplnenie Vašej povinnosti voči Komore, ktoré môže byť sankcionované uložením disciplinárneho opatrenia.

V prípade, ak je právnym základom súhlas so spracúvaním osobných údajov podľa článku 6 ods. 1 písm. a) GDPR, nie ste nikdy povinní nám poskytnúť Vaše osobné údaje a dané poskytnutie je vždy dobrovoľné.

V prípade, ak s Vami uzatvárame zmluvu, môže byť poskytnutie Vašich osobných údajov zmluvnou povinnosťou najmä v súvislosti s dostatočnou identifikáciou zmluvných strán alebo komunikáciou medzi zmluvnými stranami. Poskytnutie osobných údajov je síce dobrovoľné, ale neposkytnutie môže mať za následok neuzavretie zmluvy.

V prípade, ak je právnym základom pre spracúvanie Vašich osobných údajov oprávnený záujem podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR, ste povinní toto spracúvanie strpieť, ale máte voči nemu právo namietať. Viac sa o tomto práve dozviete v osobitne zvýraznenej časti nižšie. Pre niektoré konania pred orgánmi Komory je typické, že podnet na začatie konania môže podať aj iný advokát alebo iná osoba. V takom prípade môžeme získavať osobné údaje aj od týchto osôb, a to v rámci plnenia našich zákonných povinností alebo plnení úloh vo verejnom záujme. Takéto poskytnutie ste povinní strpieť.

Osobné údaje môžeme získavať aj od iných orgánov verejnej moci, orgánov činných v trestnom konaní, zahraničných advokátskych alebo stavovských komôr alebo z verejne dostupných zdrojov alebo registrov.

„Ak o Vás spracúvame osobné údaje na základe Vášho súhlasu so spracúvaním osobných údajov, máte právo kedykoľvek svoj súhlas odvolať. Máte právo kedykoľvek namietať proti spracúvaniu osobných údajov na účely priameho marketingu vrátane profilovania. Právo namietať máte aj voči spracúvaniu Vašich osobných údajov na základe oprávnených alebo verejných záujmov podľa čl. 6 ods. 1 písm. e) a f) GDPR, ako sú vysvetlené vyššie.“

Záleží nám na ochrane Vašich osobných údajov, a preto sa usilujeme o ich zabezpečenie prostredníctvom individuálnych, moderných technických a organizačných opatrení, ako aj prostredníctvom možnosti kedykoľvek uplatniť Vaše práva dotknutej osoby podľa GDPR prostredníctvom elektronickej, písomnej alebo osobnej žiadosti. Žiadosti týkajúce sa práv dotknutých osôb nám môžete zasielať elektronicky alebo písomne na vyššie uvedené kontaktné údaje zodpovednej osoby. Odporúčame pri každej žiadosti čo najpodrobnejšie vysvetliť aké právo v zmysle GDPR uplatňujete, aké sú Vaše identifikačné údaje (na overenie totožnosti), príp. akých účelov a údajov sa žiadosť týka. Pri príliš všeobecných žiadostiach musíme žiadať upresnenie, čo predlžuje základnú mesačnú lehotu na vybavenie Vašej žiadosti. Takisto Vás prosíme, aby ste sa pri žiadostiach na základe práv dotknutej osoby dostatočne jasne identifikovali. V opačnom prípade sme povinní žiadať dodatočné informácie na overenie Vašej identity, čo takisto predlžuje základnú mesačnú lehotu na vybavenie žiadosti.

GDPR ustanovuje všeobecné podmienky výkonu Vašich jednotlivých práv. Ich existencia však automaticky neznamená, že pri uplatňovaní jednotlivých práv im bude z našej strany vyhovené, nakoľko v konkrétnom prípade sa môžu uplatňovať aj výnimky resp. niektoré práva sú naviazané na konkrétne podmienky, ktoré nemusia byť v každom prípade splnené. Vašou žiadosťou týkajúcou sa konkrétneho práva sa budeme vždy zaoberať a skúmať z hľadiska predmetnej právnej úpravy. Ako dotknutá osoba máte najmä:

• § Právo požiadať o prístup k osobným údajom podľa článku 15 GDPR, ktoré o Vás spracúvame. Toto právo zahŕňa právo na potvrdenie o tom, či o Vás spracúvame osobné údaje, právo získať prístup k týmto údajom a právo získať kópiu osobných údajov, ktoré o Vás spracúvame, ak je to technicky uskutočniteľné;
• § Právo na opravu a doplnenie osobných údajov podľa článku 16 GDPR, ak o Vás spracúvame nesprávne alebo neúplne osobné údaje;
• § Právo na vymazanie Vašich osobných údajov podľa článku 17 GDPR;
• § Právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov podľa článku 18 GDPR;
• § Právo na prenosnosť údajov podľa článku 20 GDPR;
• § Právo namietať voči oprávneným alebo verejným záujmom, ktoré sledujeme podľa čl. 21 GDPR;
• § Právo na ľudský zásah pri automatizovanom individuálnom rozhodovaní podľa čl. 22 GDPR.

Ako dotknutá osoba máte tiež právo kedykoľvek podať sťažnosť na dozorný orgán, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov SR podľa § 100 Zákona o ochrane osobných údajov. Viac informácií je možné nájsť na webovej stránke www.dataprotection.gov.sk.

Dovoľujeme si Vás upozorniť, že pri vybavovaní Vašej žiadosti o výkon práva dotknutej osoby podľa GDPR Vás môžeme požiadať o dôveryhodné overenie Vašej totožnosti, a to najmä v prípadoch, ak budú existovať pochybnosti o Vašej identite. Je našou povinnosťou zabrániť poskytnutiu osobných údajov o Vás neoprávnenej osobe. Proces vybavenia Vašej žiadosti spojenej s výkonom Vášho práva dotknutej osoby podľa GDPR je bezplatný. Ak je Vaša žiadosť zjavne neopodstatnená alebo neprimeraná, najmä preto, že sa opakuje, sme oprávnení účtovať si primeraný poplatok, ktorý zohľadňuje naše administratívne náklady alebo ju odmietnuť.

Ochrana osobných údajov pre nás nie je jednorazovou záležitosťou. Informácie, ktoré sme Vám povinní vzhľadom na naše spracúvanie osobných údajov poskytnúť, sa môžu meniť alebo prestať byť aktuálne. Z tohto dôvodu si vyhradzujeme možnosť kedykoľvek tieto podmienky upraviť a zmeniť v akomkoľvek rozsahu. V prípade, že zmeníme tieto podmienky podstatným spôsobom, túto zmenu Vám dáme do pozornosti podľa možností napr. všeobecným oznámením na tejto webstránke alebo osobitným oznámením prostredníctvom emailu.

Slovenská advokátska komora

Bratislava, 2018